Texte révisé le : 30 septembre 2021

I. Introduction

La Société des Neurosciences (ci-après dénommée “la Société”) est une association scientifique à but non lucratif, régie par la loi de 1901. Elle est amenée à collecter, traiter et stocker des données personnelles dans le cadre de la gestion des adhésions, des élections, de la communication avec ses adhérent·e·s, de candidatures à des soutiens qu’elle offre et des inscriptions à des colloques qu’elle organise.

Par ailleurs, la Société utilise des cookies, nécessaires au bon fonctionnement de ses services, notamment de l’espace adhérent.

Le traitement automatisé d’informations, y compris la gestion des adresses mél des adhérent·e·s de la Société a fait l’objet d’une déclaration à la CNIL le 13 septembre 2000, enregistrée sous le numéro 718830 et d’une révision de déclaration le 23 mars 2001.

Vous trouverez ci-après les éléments de description de notre politique de protection des données, précisés dans le cadre de la mise en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD).

II. Données collectées

La Société ne collecte que les données nécessaires au bon fonctionnement de l’association.

Les données que vous transmettez directement :

1. Lors de l’adhésion à la Société, il vous est demandé de transmettre des données concernant votre état civil, votre profil scientifique, vos coordonnées télématiques et, selon le mode de règlement, vos coordonnées bancaires.
   Plus particulièrement,
   Etat civil : genre, prénom, nom, adresse postale professionnelle, date de naissance.
   Données télématiques : téléphone, télécopie, mél.
   Profil scientifique : statut professionnel, groupes de disciplines, mots clés.
   Ces données, traitées par la Société, servent à la gestion des adhésions et lui permettent de vous communiquer toute information relative à ses activités. Elles servent également lors des élections ainsi que lorsque vous vous inscrivez à un des colloques de la Société.
   Données comptables : type de règlement, date de règlement, montant, référence du règlement.
   La Société a tout mis en oeuvre pour gérer vos informations de manière sécurisée.
   – Mandat de prélèvement automatique : la Société utilise le système SEPA et vos données sont stockées dans la base de données la Société de manière sécurisée.
   Données stockées : date de signature du mandat, numéro RUM, date de dernière modification, titulaire du compte, IBAN, BIC.
   – Paiement par carte bancaire : les paiements par carte bancaire sont traités via un système sécurisé des plus fiables. Toutes les informations personnelles transmises par le membre sont protégées et cryptées avant transmission au centre de traitement. À aucun moment la Société ne prend connaissance des données de la carte bancaire de l’adhérent·e.
   L’adhérent·e indiquera les informations bancaires suivantes sur la page de serveur sécurisé : le type de carte, le numéro de la carte, la date d’expiration et le cryptogramme (3 derniers chiffres du numéro figurant au verso de la carte).
2. Lors d’une insertion de thèse, les informations suivantes seront demandées :
   Données de la personne insérant la thèse : prénom, nom, mél, nom de l’université de soutenance, école doctorale, date de soutenance, numéro de thèse.
   Personne à contacter : prénom, nom, mél.
   Références de publications.
   Ces données seront rendues publiques dans la rubrique dédiée aux thèses sur le site internet www.neurosciences.asso.fr.
3. Lors de la soumission d’une annonce de stage ou d’emploi, les informations suivantes seront demandées :
   Coordonnées de la personne ayant soumis l’annonce : prénom, nom, fonction, adresse postale professionnelle, téléphone, télécopie, mél.
   Ces données seront rendues publiques dans la rubrique dédiée aux offres de stage et d’emploi sur le site internet www.neurosciences.asso.fr.
4. Lors des élections, pour les candidat·e·s, prénom, nom, affiliation et court CV. Ces données ne seront consultables que par les membres de la Société.

En acceptant la politique de confidentialité, vous acceptez les conditions stipulées dans les paragraphes précédents (1., 2., 3. et 4.).

Les données que la Société recueille automatiquement :

Lors de chacune de vos visites, la Société est susceptible de recueillir, conformément à la législation applicable et avec votre accord le cas échéant, des données nécessaires à la bonne exécution de ses services, notamment de l’espace adhérent. Il s’agit d’informations relatives au type d’appareil (ordinateur, tablette, smartphone) sur lequel vous utilisez nos services ou aux réseaux depuis lesquels vous accédez à nos services, tels que notamment vos adresses IP, types et versions de navigateurs internet utilisés, types et versions des plugins de votre navigateur, systèmes et plateformes d’exploitation. Parmi les technologies utilisées pour recueillir ces informations, la Société a notamment recours aux cookies (voir également l’article VI).

III. Utilisation et protection de vos données personnelles

Utilisation

La Société met en œuvre des traitements de données à caractère personnel afin de lui permettre d’assurer la gestion, la facturation et le suivi des adhésions. Ces données sont nécessaires à la bonne exécution de ses services.
La Société peut également utiliser ces données pour vous adresser des méls d’information concernant ses activités et ses colloques.

La Société collecte et traite vos données à caractère personnel afin de répondre à une ou plusieurs finalités suivantes :

• Gérer votre accès à certains services accessibles sur son site internet ;
• Effectuer les opérations relatives à la gestion des adhésions ;
• Effectuer les opérations relatives à la gestion des inscriptions à des colloques thématiques ;
• Vous permettre de vérifier, compléter ou rectifier les informations incluses dans l’espace adhérent de notre site ;
• Vous permettre de communiquer et d’échanger entre adhérent·e·s ;
• Effectuer la gestion des dossiers de candidature dans le cadre d’appels à candidatures ;
• Élaborer des statistiques de fréquentation de ses services ;
• Respecter les obligations légales et réglementaires ; s’assurer du respect des conditions générales et de la présente politique de confidentialité.

Lors de la collecte de vos données personnelles, vous êtes informé·e·s si certaines données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives.

Protection

La Société est très vigilante sur la sécurité informatique. L’ensemble de vos données personnelles est accessible uniquement à notre secrétariat et à vous-même lorsque vous vous connectez à l’espace adhérent avec identifiant et mot de passe. Votre mot de passe est stocké sur notre serveur de manière cryptée indéchiffrable. En cas de perte de votre mot de passe, vous devrez en créer un nouveau.

Une partie de vos données peut être transmise, sous conditions, à des tiers pour des objectifs scientifiques ou pour la gestion comptable (voir l’article IV. Transmission des données personnelles à des tiers).

 

IV. Transmission des données personnelles à des tiers

1. La Société est membre de la FENS (Federation of European Neuroscience Societies). En devenant membre de la Société des Neurosciences, vous devenez automatiquement membre de droit de la FENS. A ce titre, la Société communique à la FENS vos données personnelles civiles et votre numéro adhérent mais aucune donnée comptable.
2. En cas de coopération avec une autre société scientifique pour un objectif scientifique (un colloque par exemple), la Société sera amenée à transmettre vos données personnelles dans les mêmes conditions que lors de la transmission à la FENS.
3. Si la Société devait communiquer vos données à des sociétés commerciales pour des raisons qui sont d’intérêt scientifique (par exemple une société de services externe dans le cadre d’une inscription à un colloque), elle ne le fera qu’après un accord explicite de votre part (sur le formulaire d’inscription).
4. Les données comptables (pour la facturation, un ordre de prélèvement automatique, etc.) sont transmises aux organismes de paiement (universités, instituts de recherche, etc.) et à la banque de la Société (Le Crédit Lyonnais) dans le cadre de la gestion d’adhésions et d’inscriptions aux colloques organisés par la Société. Pour les paiements par carte bancaire, la Société utilise le système de paiement sécurisé du Crédit Lyonnais. En aucun cas, la Société n’a connaissance, ni ne stocke, vos données de carte bancaire.

V. Messagerie, mél et annuaire

Service d’annuaire

La Société met à la disposition de la communauté scientifique un annuaire de ses adhérent·e·s comportant leurs nom, prénom, adresse postale, mél, numéro de téléphone et de télécopie, ainsi que leur domaine d’intérêt scientifique. Cet annuaire est public mais protégé, afin d’interdire un usage abusif par accès automatisé.

Messagerie, mél

L’adresse mél que vous communiquez à la Société sert à la gestion de votre adhésion, lors des élections mais également pour vous communiquer des informations sur les activités de la Société.

Quand la Société envoie des méls à ses adhérent·e·s, elle s’efforce de concilier l’intérêt de diffuser des informations relatives à ses activités et ses colloques, et la nécessité de limiter le nombre des messages envoyés. L’adhérent·e· peut, à tout moment, modifier son niveau d’abonnement au service de messagerie automatisée via son espace membre.

Niveaux d’abonnement :

• Niveau 0 – Usage privatif : votre adresse électronique ne sera communiquée à personne, et sera utilisée par la Société exclusivement pour ses communications personnelles avec vous.
• Niveau 1 – Usage restreint : votre adresse sera publiée dans l’annuaire électronique comme vos autres coordonnées, mais la Société ne l’utilisera que pour ses communications personnelles avec vous.
• Niveau 2 – Usage occasionnel : la Société pourra vous adresser occasionnellement des messages en nombre, à l’exclusion des annonces faisant l’objet de sa messagerie automatisée.
• Niveau 3 – Tout usage : c’est l’option recommandée. Elle vous permet de bénéficier d’informations (une fois par semaine au maximum) concernant les activités de la Société et les annonces publiées sur notre site web.

Les méls envoyés sont soit transactionnels (appel à cotisation, convocation à l’Assemblée générale par exemple), soit non transactionnels (informations sur les activités). Dans le cas des méls non transactionnels, l’adhérent·e peut choisir de se désabonner des méls en nombre en cliquant sur “se désabonner” en bas du message. Son niveau d’abonnement passera alors à restreint.

 

VI. Utilisation de cookies

La Société utilise un certain nombre de cookies sur son site internet, nécessaires au bon fonctionnement de ses services, notamment de l’espace adhérent.

 

VII. Réseaux sociaux

Vous avez la possibilité de cliquer sur les icônes dédiées aux réseaux sociaux Twitter, Facebook et Linkedin figurant sur le site internet de la Société. Les réseaux sociaux permettent d’améliorer la convivialité du site de la Société et aident à sa promotion via les partages.
Lorsque vous cliquez sur ces boutons, la Société peut avoir accès aux informations personnelles que vous avez indiquées comme publiques et accessibles depuis ses profils Twitter, Facebook et Linkedin. Cependant, la Société n’enregistre, ni ne traite, aucune donnée relevant de votre vie privée par ce biais.
Si vous ne souhaitez pas que la Société ait accès aux informations personnelles publiées sur l’espace public de ses profils ou de ses comptes sociaux, vous devez utiliser les moyens mis à votre disposition par Twitter, Facebook et Linkedin afin de limiter l’accès à vos données.

VIII. Durée de conservation de vos données

En ce qui concerne votre adhésion, vos données personnelles ne seront pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire à la gestion de votre adhésion. Toutefois, les données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, devant être conservées au titre du respect d’une obligation légale, le seront pendant la durée prévue par la loi en vigueur.
Les données financières (concernant par exemple les prélèvements automatiques, etc.) sont conservées pour la durée requise par les lois applicables en matière fiscale et comptable.

IX. Droits sur vos données personnelles

Vous disposez de différents droits relatifs à vos données personnelles :

• Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander à ce que le traitement de vos données à caractère personnel soit limité, seulement dans les cas prévus par la loi.
• Droit d’accès : vous pouvez consulter, à tout moment, dans votre espace personnel sur le site de la Société, les données personnelles dont la Société dispose.
• Droit à la rectification : vous pouvez vérifier et rectifier à tout moment, dans votre espace personnel sur le site de la Société, les données personnelles dont la Société dispose.
• Droit à l’effacement : en cas de démission ou de décès, la Société efface vos données de ses serveurs et ne conserve que les données faisant l’objet de dispositions légales ou fiscales, pendant la durée légale prévue par ces dispositions.
• Droit à la portabilité : vous pouvez récupérer les données personnelles transmises à la Société dans un format ouvert et lisible par machine afin de les stocker pour votre usage personnel.
• Enfin, toute personne peut définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès. En savoir plus

Pour toute demande, la Société s’efforcera de donner suite à votre demande dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans les délais fixés par la loi.

X. Confidentialité de votre identifiant et de votre mot de passe

Conformément aux Conditions Générales d’utilisation, vous êtes responsable de la confidentialité de votre identifiant et de votre mot de passe pour accéder aux services de la Société. Vous vous engagez à conserver ce mot de passe secret et à ne le communiquer à personne. Vous devez immédiatement contacter la Société en cas de vol, de détournement de vos identifiants de connexion ou si vous remarquez que votre compte a été utilisé à votre insu.

XI. Mesures de sécurité

La Société prend toutes précautions utiles, mesures organisationnelles et techniques appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données personnelles et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

XII. Modification de la politique de confidentialité

La Société se réserve le droit de modifier à tout moment la présente politique de confidentialité, en totalité ou en partie. Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication de la nouvelle politique de confidentialité. En tout état de cause, votre utilisation du site et des services suite à l’entrée en vigueur de ces modifications vaudra reconnaissance et acceptation de la nouvelle politique de confidentialité.

XIII. Contact

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou à vos données personnelles, veuillez contacter la Société des Neurosciences,

• par mél, à l’adresse info@societe-neurosciences.fr
• ou par courrier, à l’adresse : Société des Neurosciences, Université de Bordeaux, 146 Rue Léo-Saignat, 33077 Bordeaux Cedex.